Todos conocemos las funciones de una azafata. Asociamos esa palabra a un concepto muy concreto: la azafata de vuelo. Aunque hay que destacar que el oficio de azafata, ya no es meramente un trabajo femenino. Desde hace lustros, los azafatos, también están muy presentes, tanto en las compañías aéreas como en otros sectores de los que vamos a hablar a continuación.
Desde la Escola Universitària Formatic Barcelona, formadores expertos de azafatas y relaciones públicas, nos han informado de las labores y funciones particulares que tiene una azafata. Más allá de los aviones, las azafatas de tierra (y los azafatos), se convierten en embajadores de ferias y congresos.
En ciudades como Madrid y Barcelona, los congresos y eventos en los que se hace necesario contar con la figura de azafatas y azafatos, son el pan de cada día. Recintos feriales, palacios de congresos, salas de prensa o cualquier tipo de evento, no serian posibles sin la ayuda de estas y estos embajadores.
Lo ideal para trabajar como azafata de congresos y relaciones públicas es adquirir los conocimientos y la formación necesaria para obtener la capacitación adecuada. El protocolo, las formas o la vestimenta entre otros factores, son algunas de las cosas que hay que conocer para adaptarse al tipo de evento en el que es necesaria la presencia de azafatas.
Las funciones que ha de desempeñar una azafata son variadas, las personas que trabajan en el sector, deben ser polivalentes y estar altamente cualificadas en función del evento. Es tal el auge que está viviendo esta profesión que la especialización cada vez es mayor. Así, podemos encontrar azafatas para congresos, ferias o de imagen.
Funciones de una azafata
Por norma general, las funciones de las azafatas o azafatos si es el caso, son las mismas: atender a las personas que acuden al evento. A parte de otras muchas tareas que pueden desempeñar y para las cuales deben estar cualificadas, sus tareas fundamentales son las de orientar a los asistentes al evento, comunicarse de forma efectiva con los clientes, colocar a los asistentes en los asientos asignados y brindar atención a los ponentes.
Todas estas tareas, deben realizarlas solícitamente, con energía y entusiasmo y siempre, haciendo que los asistentes se sientan cómodos. Por lo tanto, dado que una azafata es la cara visible del evento, debe ser comunicativa, saber estar y dar respuesta a todas las preguntas que puedan plantearse los asistentes.
Se trata, no obstante, de un trabajo agradable, en el que han de primar, el compañerismo y la buena disposición. El perfil adecuado para convertirte en azafata ha de ser bastante completo y a la vez, dinámico.
Una de las habilidades fundamentales que debe desarrollar la persona que quiera convertirse en azafata, son las dotes comunicativas. Una buena azafata debe ser una excelente comunicadora que posea fluidez verbal y a la vez, habilidades sociales. La empatía y el trato deben estar igualmente dentro de esas capacidades.
Dentro de la capacidad para comunicarse, el conocimiento de idiomas es un plus añadido, abrirse las fronteras del idioma, abre puertas en el mercado laboral. Cuando se trata de eventos de carácter internacional o relacionados directamente con el turismo, por ejemplo, hablar idiomas como el inglés o el francés de forma fluida es vital, aunque no obligatorio.
Contar con una buena presencia es un factor muy importante. No se trata de ser la más guapa o el más alto, simplemente, dar y proyectar, una buena imagen. El aseo personal, la vestimenta y la apariencia en general, son vitales a la hora de trabajar como azafata. Por norma general, suelen llevar uniforme propio, por ende, este debe estar siempre, impecable.
La capacidad resolutiva y la productividad son valores fundamentales para trabajar como azafatas. Tener la capacidad para resolver los problemas y tomar decisiones en caso de que surjan imprevistos, al mismo tiempo que contar con los momentos de espera en los que hay que tener paciencia, son primordiales para poder desempeñar las funciones correctamente.
Dentro del congreso o el evento en el que se requiere la participación de azafatas, estas son la cara visible del mismo. Lo primero que ven los asistentes al entrar en el recinto es la imagen que proyectan las azafatas y azafatos.
De ahí, que sus funciones completen el abanico de recibimiento y acogida, acompañamiento, información y recogida de participantes.
Todos los asistentes contarán con la recepción al evento de una de las azafatas que se encargara de hacerles pasar a las instalaciones, siempre con una sonrisa en la cara. Posteriormente, serán acompañados al lugar asignado, en tanto que otras se encargarán de proporcionar toda la información relativa al congreso o evento en cuestión, ya sea entregando folletos informativos o respondiendo a las preguntas que se les puedan realizar.
Por lo tanto, las azafatas, deben conocer el motivo del evento, las actividades que se van a realizar en el mismo, así como poseer información sobre el propio recinto e instalaciones: ubicación de la sala de ponencias, estancias, aseos, puntos de información e incluso cafeterías o restaurantes que pueda haber dentro o en las inmediaciones.
Todas estas funciones se complementan entre si, formando un engranaje perfecto para el desarrollo del congreso y asegurando el orden y la asistencia del público al evento en las mejores condiciones y con la mayor organización posible. Con ello se persigue que el cliente este satisfecho del resultado y los asistentes, disfruten plenamente del evento.
Funciones destacadas en función del tipo de evento
Cada evento conlleva una serie de funciones organizativas y protocolos diferente. No es lo mismo asistir a un congreso de médicos que a una feria de turismo. De ahí que, en la actualidad, podamos encontrar azafatas especializadas según el evento en el que vayan a trabajar y con una serie de funciones concretas.
Podemos, por tanto, encontrar azafatas de protocolo. En primera línea, se encargan de la recepción directa de los asistentes, guardando siempre las normas de protocolo pertinentes. Su función es también la de acompañar a los asistentes, guiarlos durante el evento y presentar a los invitados en caso necesario. Son también las encargadas de asistir a los ponentes y promotores del evento en lo que requieran.
Las azafatas de congresos deben ser capaces de atender diversas tareas, desde asistir a las azafatas de protocolo como atender todo lo que este relacionado con el evento y su organización. Entre sus labores, se encuentran la preparación de la documentación correspondiente, tanto a los asistentes como a los ponentes, controlar los accesos y realizar labores técnicas durante el desarrollo de las actividades.
Otra especialidad dentro de las azafatas, son las de feria. En este caso, la azafata debe ser más polivalente que las anteriores ya que su misión fundamental, es asistir a las otras azafatas en sus tareas para que la organización del evento sea efectiva.
Por último, encontramos a las azafatas de imagen. Su misión es la más sencilla de todas, son seleccionadas en relación a la imagen que el promotor quiera ofrecer. Su capacidad comunicativa no ha de ser solo verbal, en ellas, es fundamental el lenguaje no verbal para transmitir lo que el promotor desee sin tener que mediar palabra. Como norma general, reciben una formación específica en función del evento y las personalidades a quienes deban acompañar.
Como podemos observar, la labor de la azafata difiere mucho de la que desempeñaban unos años atrás. Siendo entonces un trabajo mayormente centrado en la imagen, en la actualidad, se trata de una profesión con alto grado de especialización en según que sectores determinados.
La formación y la experiencia con la que deben contar las azafatas en la actualidad es semejante a la de cualquier otra profesión donde ser necesite alcanzar la excelencia. Sin las azafatas de eventos, los eventos, serían un caos organizativo.
