La pandemia ha cambiado por completo nuestras vidas. Hace unos meses nadie podía pensar que estaríamos encerrados en nuestras casas, que no podríamos ir a otra provincia, dar un abrazo a nuestros padres y tener que ir todo el rato con mascarilla. La vida ha cambiado. Y por ejemplo, lo que hoy nos incumbe también, los congresos. Y es que hemos pasado de que España sea uno de los países con más turismo de este sector a no tener nada.
Madrid es la ciudad onde más congresos se realizan y con más éxito. La capital es un lugar acogedor, que cuenta con un gran sistema de hoteles, hostelería, y unas conexiones perfectas. Por eso, no es de extrañar que sea elegida para muchos congresos, pero ahora todo ha cambiado.
Ahora bien, el sector ha sabido reinventarse y ahora mismo lo que se llevan son los congresos digitales. Si ya de por sí la tecnología nos había invadido, ahora ya lo tenemos aquí. La digitalización ha entrado en nuestras vidas a niveles inimaginables hace ahora un año, tanto a nivel personal como profesional: el teletrabajo, la socialización, la formación… se han adentrado con un nuevo impulso en el ámbito digital. Si bien para muchas cuestiones internas, el uso de las herramientas tecnológicas de conexión telemática, estaban desde hace tiempo instauradas en nuestra asociación, no ha sido hasta este 2020, el año de la pandemia, cuando hemos apostado por la celebración de eventos no presenciales.
Antes del Congreso
Ahora bien, el Congreso virtual no solo es presente, también es pasado, presente y futuro. Hay que organizar una serie de aspectos para tenerlo todo en cuenta. Por ejemplo, la redacción de un plan estratégico del congreso con el modelo de negocio, los objetivos y acciones a realizar. La creación o revisión de la marca e imagen corporativa del congreso. Por supuesto, la puesta en marcha de página web y apps multidioma con la información, inscripciones y patrocinadores del Congreso. Soporte internacional. Una gestión económica de las inscripciones a tu congreso digital, la producción de vídeos promocionales del Congreso y el Diseño gráfico de creatividades para la comunicación del Congreso.
Cómo es el Congreso
Como es natural, los eventos digitales son muy diferentes que los eventos presenciales en muchos aspectos. Uno de ellos es que se hacen más densos, lo que obliga a ser más conciso. Esto se tiene en cuenta cuando se hacen congresos, y se ha decidido que sea un evento que se divida en varias sesiones, logrando así que cada sesión sea más corta. Por ejemplo, se celebran un total de seis sesiones, en un periodo comprendido en cinco meses.
Después del congreso
Cuando nos despedimos del último congresista, no acaba el trabajo del Congreso. Comienza la preparación del siguiente, pero también un análisis del vivido. Para ello habrá que realizar la edición y subida de los vídeos a la web y apps del Congreso y a los canales de YouTube, Vimeo, etc, el email marketing con el cierre del congreso, agradecimientos, encuestas de satisfacción, etc, la entrega de la base de datos de congresistas al cliente y un Informe detallado de resultados de tu congreso digital.
Ahora bien, la recomendación es que todo esto quedé digitalizado. Por eso, hay que apostar por una empresa que esté especializada en estas cuestiones. Y es que hay que contar con una empresa de digitalización de documentos que convierta tus documentos en papel en documentos electrónicos con los metadatos necesarios para que todo el personal de la empresa pueda acceder a ellos desde cualquier lugar. Una de ellas es GIT DOC que te ayuda con el proceso de transformación digital reorganizando tu modelo de trabajo de gestión documental. “Te asesoramos planteando nuevas formas de trabajo e incorporando nuevas metodologías de funcionamiento en los procesos digitales”, nos cuentan.
Incluso la puedes aprovechar como consultora. En este caso con servicios con un alto valor añadido en los proyectos de gestión y organización de la información (física y/o electrónica) esta empresa te asesora en la optimización de sus procesos de gestión documental ofreciendo un servicio integral para la automatización de sus flujos documentales, integración de nuevas herramientas de gestión y si su empresa lo necesita, en la externalización de sus fondos.
¿Qué te parece el proceso que está viviendo este sector? Hay que saber que la digitalización ha llegado a todos los lados y el mundo de los congresos. Aunque es cierto que la presencia física es lo mejor, hay que saber amoldarse a estos tiempos.
