Existen varias razones para adquirir una sede virtual. Ya sea para ahorrar dinero, aumentar el prestigio de tu empresa o garantizar cierto anonimato y evitar numerosas auditorías fiscales, una sede virtual siempre parece una buena opción. Además, configurar una sede virtual también vale la pena si todo lo que necesitas para establecer con éxito una empresa es un lugar donde la empresa pueda tener tu sede.
Seamos honestos: una empresa que no solo tiene una sólida presencia en línea, sino que también sabe cómo presentarse bien en persona, tiene su sede en ubicaciones prestigiosas y el entorno de la oficina crea una atmósfera acogedora, tiene más probabilidades de ganar clientes. Por el contrario, una empresa en la que las negociaciones se desarrollan en un ambiente cargado y donde hay ruido constante, no atraerá a muchos interesados (o mirarán atrás para salir lo más rápido posible). De igual forma, puede que en contadas ocasiones el cliente necesite o prefiera hacer gestiones o reuniones presenciales, por lo que dará más confianza que tu empresa online tenga una sede donde reunirse.
A la hora de constituir una sociedad mercantil, tu domicilio social juega un papel crucial. Este término generalmente se refiere a un lugar donde se llevan a cabo actividades o tratos comerciales. Sin embargo, esta definición de domicilio social no siempre se cumple, lo que está determinado en parte por el propósito de la empresa. Hay áreas de actividad para las que no es necesario un domicilio social, en el sentido de la definición anterior. Esto es, por ejemplo, empresas de informática, agencias inmobiliarias, empresas de proyectos de desarrollo, etc. El papel del domicilio social puede entonces ser representado por una sede virtual.
¿Qué es una sede virtual?
Una sede presencial o física de una empresa, también conocida como sede virtual , es una sede de una empresa que permite a los empresarios establecer una sociedad anónima (u otra corporación comercial) haciendo que el propietario de la sede virtual proporcione el consentimiento sobre la ubicación de la sede a futuros empresarios. La sede virtual actúa entonces como la sede real de la empresa y ayuda a los empresarios, por ejemplo, con la gestión de correspondencia o el alquiler de salas para reuniones de negocios. En realidad, en las oficinas virtuales, la empresa y usted utilizan básicamente «únicamente la dirección» con la que se presentará en el futuro mientras trabajas desde la comodidad de tu hogar.
Beneficios de una sede virtual
Con una sede presencial o física de tu empresa obtendrás:
- Consentimiento del propietario del inmueble con domicilio social de la empresa.
- La posibilidad de utilizar el espacio de oficina de forma gratuita si es necesario (por ejemplo, para comunicarte con las autoridades),
- Servicios postales: resumen de la correspondencia recibida, escaneo o reenvío a una dirección seleccionada.
- Una etiqueta con el nombre de tu empresa en el edificio de tu sede virtual elegida.
Y estas no son todas las ventajas que trae consigo utilizar una sede virtual. Otras ventajas incluyen:
- La posibilidad de trabajar desde casa (incluso a unos cientos de kilómetros de distancia), mientras que usted estará basado en el centro de una gran ciudad.
- Mayor ahorro y posibilidad de invertir en promoción de la empresa y otras cosas, porque ahorrarás en el alquiler de una oficina física.
- Inspecciones fiscales menos frecuentes (debido al gran número de empresas en las grandes ciudades).
¿Qué obtienes al comprar una sede virtual?
1. Buena imagen
Como ya se ha mencionado, una buena presentación es la clave del éxito, por lo que es importante que la sede de la empresa también pueda contribuir a la calidad de la misma. Las sedes virtuales de las empresas suelen estar situadas en direcciones prestigiosas, por lo que puedes crear una sede virtual en ciudades importantes y aumentar la imagen y la importancia de tu empresa.
2. Costos operativos más baratos
Si haces negocios en un área donde una oficina física no es tan importante, una sede virtual puede ayudarte a ahorrar bastante dinero. Operar una sede virtual es significativamente más barato que mantener una oficina. La sede virtual entonces únicamente reenvía la correspondencia y los envíos que llegan a nombre de tu empresa, o bien redirige y gestiona las conversaciones telefónicas.
Sin embargo, incluso si sólo necesitas mantener reuniones ocasionales con clientes, ¡una oficina presencial no puede faltar! Muchas oficinas virtuales o de coworking ofrecen la opción de alquilar una sala de reuniones u otro espacio, lo que te brinda una oportunidad única de tener una reunión con tus clientes en un ambiente bueno y relajado, aseguran los expertos de workspace Mitre.
3. Aprobación del domicilio social de la empresa
Una sede virtual no solo le proporciona una buena presentación y ahorro de dinero, sino también la aprobación del domicilio social de la empresa, que es una parte necesaria del documento fundacional.
4. Anonimato
Una sede virtual te proporcionará cierto grado de anonimato. Cuando tu domicilio social se encuentra directamente en el piso en el que vives, tus vecinos y tu entorno más cercano pueden saber fácilmente en qué consiste tu negocio, cómo te va, etc. Una sede virtual también puede protegerte de visitantes inesperados o de personas que solo quieren hacerte daño.
5. Protección frente a auditorías fiscales
La oficina de impuestos es responsable localmente del domicilio social de la empresa, por lo que si tienes tu sede en una ciudad más grande, estarás bajo la oficina de impuestos correspondiente del municipio o comunidad autónoma en cuestión. Sin embargo, debido a que las grandes ciudades albergan un gran número de empresas, estás al menos parcialmente protegido de las inspecciones fiscales aleatorias que serían más frecuentes en ciudades más pequeñas.
Sede virtual de la empresa
Una sede virtual es la dirección en la que se ubica oficialmente tu empresa y que se inscribe en el registro mercantil cuando se constituye tu empresa. Sin embargo, no estás físicamente presente en esta dirección. Una dirección virtual sirve como intermediario en la comunicación con autoridades y clientes, para que puedas administrar y gestionar tu negocio directamente desde tu sala de estar.
